Beschrijving Secretaris

Functietoelichting Secretaris

De functie secretaris bij Studievereniging Venae is een essentiële functie binnen het bestuur van de vereniging. Als secretaris ben je verantwoordelijk alles bij te houden wat er wordt gezegd tijdens bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering. Alles wordt netjes verwerkt en je stelt de lijsten met actiepunten op per bestuurder. Zo weet iedereen wat hij of zij moet regelen voor komende vergaderingen.

Ook zorgt de secretaris ervoor dat iedereen precies kan zien wanneer er welke activiteit gehouden zullen worden. Het is dus zaak dat de secretaris iedereen goed op de hoogte houdt over wat er allemaal speelt, maar ook dat het verleden goed bewaard blijft. De secretaris is namelijk ook verantwoordelijk voor het archief van de vereniging. Hierin worden alle posters, verenigingsstukken, agenda’s en notulen in bewaard.

Naast deze bestuurlijke taken beheert de secretaris ook het ledenbestand. Zo zorgt de Secretaris ervoor dat ieder lid geregistreerd staat.

De inkomende en uitgaande post en het algemene e-mailadres van de vereniging valt ook onder de hoede van de secretaris. Naast het uitnodigen van alle leden voor de verschillende activiteiten, feestjes en borrels, zal de secretaris ook het contact onderhouden met zusterverenigingen door het hele land! Deze zullen worden uitgenodigd op symposia en de constitutieborrel voor een nieuw bestuur. Op deze manier blijft de vereniging op de van alle ontwikkelingen en activiteiten van de zusterverenigingen.

Al met al een zware, maar leuke en leerzame functie binnen het bestuur.

Taken opgesomd:

  • Beheer van het archief van de vereniging
  • Beheer van het ledenbestand van de vereniging
  • Beheer van de inkomende en uitgaande post
  • Notuleren en het maken van actielijsten tijdens bestuursvergaderingen de Algemene Ledenvergadering
  • Beheer van de website